Tietosuojaseloste

IISALMEN 1. APTEEKIN ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1 Rekisterinpitäjä

Rekisterin rekisterinpitäjä on Iisalmen 1. apteekki (y-tunnus 2834357-4)

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on apteekkari Marja Blomberg

Iisalmen 1. apteekki
Osoite:  Satamakatu 10, 74100 Iisalmi 
Puhelin: 017 813 666
Sähköposti: info@iisalmenapteekki.fi

2 Rekisterin nimi

Rekisterin nimi on Iisalmen 1. apteekin asiakasrekisteri.

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käytetään:

-          Asiakkuuden ylläpitämiseen

-          Tilausten toimitukseen, käsittelyyn ja arkistointiin

-          Apteekin toiminnan, asiakaspalvelun ja palveluiden kehittämiseen

-          Asiakaskokemuksen parantamiseen

-          Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin

-          Kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottamiseen

-          Väärinkäytösten estämiseen

4 Käsittelyn oikeusperusteet

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on apteekin verkkopalvelun järjestäminen asiakkaalle. Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan erityislainsäädäntöön. Lisäksi henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:

1. rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
2. käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);
3. käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

5 Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät)

Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:

1. henkilön perustiedot ja yhteystiedot: [etunimi, sukunimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite];
2. Palveluun tunnistautuneena tekemiesi tilausten tilaushistoria (mm. tuotetiedot, tilausten statukset, lähetetyt sähköpostiviestit, tilausta koskevien maksujen viitetiedot, valitut toimitustavat ja –paikat, IP-osoite)
   • Tunniste-, yhteys- ja maksutietojen antaminen on pakollista ostaessasi verkkoapteekista.
3. Tieto asiakastilille sisään kirjautuneena antamistasi tuotearvosteluista (tuotearvosteluiden jättäminen on mahdollista myös nimimerkillä, jolloin nimimerkki tallentuu asiakastilille)
4. Tuotteita koskeva toivelistasi
5. Tieto siitä, milloin asiakastilisi on luotu, milloin viimeisin sisäänkirjautuminen asiakastilille on tapahtunut ja onko käyttäjätilisi lukittu
6. Verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen tunnistetiedot
7. Kohdennettuun sisältöön käytetyt tiedot ja tunnisteet
8. Chat-palvelua käyttäneiden asiakkaiden:

• Keskustelujen sisältö
• Keskustelun vastaanottaneen asiakaspalvelijan nimi
• Päivämäärä ja kellonaika
• Käyttäjäryhmän tunniste
• henkilön suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään.

Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen asiakassuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa asiakassuhteiden ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan.

7 Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan vuosittain, tietosuojaryhmän vuosipalaverin yhteydessä; ja joka tapauksessa rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä 13 kuukautta sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun. Esimerkiksi kirjanpitotositteita säilytetään viisi vuotta tilikauden päättymisestä.

Joillakin tiedoista on pidempi säilytysaika johtuen lainsäädännössä määriteltyjen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa, lääkemyyntiä tai kuluttajakauppaa koskevien vaatimusten toteuttamiseksi.

Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidemmän säilytysajan riippumatta siitä, onko aineistossa mukana henkilötietoja vai ei. Lääkelaki ja Fimean määräykset edellyttävät lääkemyynti- ja toimitustietojen pidempiaikaista säilyttämistä. Esimerkiksi kalenterivuosittain säilytettävää luetteloa lääkemääräyksistä (reseptipäiväkirja) säilytetään viiden (5) vuoden ajan. Tietoa Suomi.fi-palvelun kautta tehdystä kirjautumisesta tai tunnistautumisesta säilytetään viisi (5) vuotta. Kuluttajakauppaa koskevat vastuut (esim. takuu) saattaa edellyttää pidempää säilytysaikaa.

Apteekki säilyttää kaikkia asiakas- ja ostotietoja enintään 36 kuukauden ajan ostotapahtumasta, ellei apteekilla ole lakiin perustuvaa syytä säilyttää tietoja pidempään. Tilauksen reseptilääkerivejä säilytetään verkkokaupassa neljä (4) kuukautta tilauksen loppuun viennistä eteenpäin.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä, ellei tietojen käsittely perustu lakiin, jossa määritellään tarkemmin tietojen säilyttämisestä.

8 Kuka käsittelee henkilötietoja

Apteekissa asiakastietoihin on pääsy vain apteekin työntekijöillä, jotka työtehtäviensä hoitamiseksi tarvitsevat tietoja. Työntekijämme näkevät asiakastietoja vain siltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä. Henkilökuntamme on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti. Tietojen käyttöä valvotaan.

Verkkokaupparatkaisun toimittajana toimii Vilkas Oy, joka toimii myös verkkokaupan henkilörekisterin käsittelijänä. Verkkokauppaan liittyvää tilausten hallintaa ohjaava järjestelmää ylläpitää Vilkas Oy, joka toimii myös henkilötietojen käsittelijänä. Maksupalveluita tuottaa Paytrail/Checkout Finland ja Vipps Mobilepay, jotka toimivat myös rekisterinpitäjänä. Suomi.fi tunnistuspalveluita tuottaa Digi- ja väestövirasto, joka toimii myös rekisterinpitäjänä. 

Mikäli asiakas käyttää verkkoapteekin chat-palvelua, sen rekisterinpitäjänä toimii Apteekki ja henkilötietojen käsittelijänä toimii Apteekin toimeksiannosta yhteistyökumppanit

• Vilkas Oy, verkkokauppa-alustan tekninen ylläpito
• Giosg.com Oy, asiakaspalveluchatin tekninen ylläpito

9 Henkilötietojen vastaanottajat (vastaanottajaryhmät) sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset

 

Luovutettava tieto	Osapuolet
Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaalle reseptillä toimitettavien lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot	Apteekin asiakasrekisteri Apteekin lääkemääräysrekisteri (reseptipäiväkirja) Kelan ylläpitämä Reseptikeskus Kela (lääkekorvaustietojen ylläpitämistä varten)
Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaan toimeentulotuen maksusitoumuksella maksettujen lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot	Kela (Jos maksaja) Sosiaalitoimisto (Jos maksaja)
Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaan vakuutusyhtiön maksusitoumuksella maksettujen lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot	Maksava vakuutusyhtiö
Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaan työpaikkakassan maksamien lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot	Maksava työpaikkakassa
Asiakkaan suostumuksesta Kanta-asiakkaiden tiedot	Apteekin kanta-asiakasrekisteri
Asiakkaan suostumuksesta asiakkaan nimi, sähköpostiosoite	Sähköpostimarkkinointikumppani
Verkkoapteekin oston toimituksen yhteydessä nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite	Logistiikkakumppani (Jos kuljetustapa muu kuin nouto apteekista tai apteekin kotiinkuljetus)
Verkkoapteekin oston yhteydessä maksutiedot, laskutustiedot	Maksunvälittäjä
Verkkokaupan käyttäjästä anonymisoitu tieto mm. sivuston käytöstä	Analytiikka- ja tilastointikumppani

Tämän lisäksi saamme reseptilääkkeen oston yhteydessä tietoja yhteistyökumppaneiltamme esimerkiksi Kelalta (suorakorvaustietojen kyselypalvelusta lääkekorvaus ja toimeentulotuen maksusitoumustiedot sekä Reseptikeskuksesta sähköisten reseptien tiedot) ja Digi- ja väestövirastolta Suomi.fi -tunnistustietoja (vahvan sähköisen tunnistautumisen tiedot, sekä puolesta asioinnin yhteydessä valtuuskysely).

Lääkelakiin perustuen pääasiallisesti keskushermostoon vaikuttavien reseptilääkkeiden ostajilta tarkistetaan apteekkisopimuksen voimassaolo Apteekkariliiton ylläpitämästä apteekkisopimusjärjestelmästä.

Maksupalvelujen tarjoaja kertoo verkkokaupalle maksutapahtuman onnistumisesta ja epäonnistumisesta.

10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Apteekki varmistaa tietosuojan toteutumisen sopimuskumppaneiden kanssa tietosuoja-asetuksen mukaisilla kirjallisilla sopimuksilla. Osa sopimuskumppaneista (esim. Eezeryn SMS-kumppani, Google pilvialustan tekninen ylläpito) voi käsitellä tietoja myös EU-/ETA-alueen ulkopuolella esim. Yhdysvalloissa tai Englannissa, jolloin tietojenkäsittelyn tason varmistuskeinona ovat EU-komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet, tai muu tietosuoja-asetuksen mukainen hyväksytty tapa.

11 Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.

Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.  Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät rekisterinpitäjän IT-järjestelmän lokitietoihin.

Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

Sopimuskumppanit ovat huolellisesti valittuja ja heidän kanssaan on tehty henkilötietojen käsittelyn sopimus (DPA).

12 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

1. oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot:

• (i) käsittelyn tarkoitukset;
  • (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät;
    • (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa;
  • (iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit;
  • (v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä;
  • (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle;
  • (vii) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot (GDPR 15 art.).
• Nämä kuvatut perustiedot (i)–(vii) annetaan rekisteröidylle henkilölle kootusti erillisellä lomakkeella;

2. oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (GDPR 7 art.);

3. oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin (GDPR 16 art.);

4. oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että

• (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia varten;
• (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 17 art.);

5. oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos

• (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden;
• (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai
• (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet (GDPR 18 art.);

6. oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti (GDPR 20 art.);

7. oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.).

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. 

Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta asiakaspalvelumme voi todentaa henkilöllisyytesi. Ilmoitamme sinulle, mikäli emme joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöäsi, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus (esimerkiksi reseptitiedot) tai oikeus.

Jos huomaat, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi.)

 

13 Lisätietoa evästeistä

Verkkopalvelussamme käytetään evästeitä (cookies) verkkopalvelun toteuttamiseksi ja kehittämiseksi, käyttäjäkokemuksen parantamiseksi, sekä sisältöjen ja mainonnan kohdentamiseksi. Käytämme palvelussamme myös kolmansien osapuolien evästeitä. Verkkopalvelu voi tallentaa tietoa päätelaitteellesi evästetiedostojen ja muiden vastaavien tekniikoiden kuten local storage ja session storage avulla.

Sinulla on käyttäjänä oikeus rajoittaa seurantaa tai kieltää se kokonaan, lukuun ottamatta verkkopalvelun toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä ja tiedon tallentamista.

Evästeasetuksista sivun vasemmasta alaosasta (TARKISTA SIJAINTI!!) voit valita, mitä evästeitä sivusto saa asettaa. 

Välttämättömät evästeet (cookies):

GBaseConsent on verkkoapteekin sisäinen evästeidenkysely, jolla hallinnoidaan Markkinointi / Tietosuojasuostumus GDPR) tietoja.

 

Evästeen nimi - Selite - Voimassaolo

 

ShopInit = evästetestauksen tekninen vaatimus - Istunnon ajan

SessionID = istunnon id - Istunnon ajan

ClassicView = käytä classic view näkymää, vaikka olisi mobiilinäkymä päällä - Istunnon ajan

GBaseConsent = evästekyselyn vastaus (1 salli, 0 älä salli) - 12 kk

GBaseConsentToAnalytics = evästekyselyn vastaus (1 salli, 0 älä salli) - 12 kk

SecToken = lisätietietoturva - istunnon ajan

 

Tilastolliset evästeet

Tilastolliset evästeet tallentavat nimetöntä dataa verkkopalvelun käytöstä. Keräämme tietoa muun muassa ladatuista sivuista, selaintyypistä, käyttöjärjestelmästä, istunnon ajankohdasta ja kestosta, laskeutumissivuista, miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt palveluun, kuinka paljon sivuillamme vieraillaan ja mitkä ovat suosituimpia sisältöjä.

 

Emme hyödynnä tietoa yksittäisten henkilöiden osalta vaan tutkimme aina tilastollista koontitietoa, esimerkiksi sivujen lukukertoja ja -aikoja. Tilastollisten evästeiden avulla saamme tietoa siitä, kuinka verkkopalvelumme suoriutuu ja kuinka kävijät käyttävät sitä. Näin osaamme kohdistaa kehitystyön oikein, ja voimme varmistaa, että verkkopalvelumme vastaa käyttäjien tarpeita.

 

Markkinoinnin evästeet

Verkkopalvelumme asettaa markkinoinnin kohdentamiseen evästeitä, joilla seurataan eri alustoilla tehdyn markkinoinnin onnistumista. Näillä evästeillä kerättyjä tietoja voidaan käyttää esimerkiksi raporttien koostamiseen, apuna sivuston parantamisessa ja markkinoinnin tukena.

Markkinointievästeiden osalta verkkopalvelussamme hyödynnetään kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita tai toiminnallisuuksia. Kolmannet osapuolet ovat ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka voivat asettaa evästeitä selaimeen ja käyttää asettamiaan evästeitä omiin tarkoituksiinsa omien käytäntöjensä mukaisesti.

Markkinoinnin evästeitä verkkopalvelussamme asettavat:

• Adobe
• Giosg

   14 Tietosuojaselosteen muuttaminen

Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.